|
 Системы документационного обеспечения управления
Работа любой государственной структуры тесно связана с процессами делопроизводства, документооборотом как внутри ведомства, так и с внешними структурами. Создание регламентированной системы управления этим видом деятельности в том числе позволяет:
- Обеспечить руководство средствами контроля за исполнением и движением документов
- Повысить эффективность работы структурных подразделений
- Уменьшить потери документов, частично или полностью отказаться от движения бумажных документов
- Повысить качественный уровень подготовки документов
Реализация подобных проектов в государственных структурах является очень специфичной областью, в которой ключевой особенностью является знание особенностей Российского делопроизводства. Специалисты предприятия располагают необходимым опытом, как в подготовке подобных проектов, так и реализации на всех стадиях, включая разработку проектной документации, разработку ПО, внедрение, обучение персонала, сопровождение систем. ФГУП "СП-Центр" предлагает своим заказчикам широкий перечень платформ: IBM, Documentum, Humingbird и др.
Система электронного документооборота
Система нацелена на повышение прозрачности выполнения деловых процедур, упрощение и стандартизацию делопроизводства и документооборота.
Основные задачи, решаемые системой:
- Автоматизация работы с документами (создание документов на основе типовых шаблонов, массовый ввод документов с бумажных носителей, регистрация входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, маршрутизация документов, контроль прохождения и исполнения документов, создание единого хранилища информации).
- Коллективная работа с общими базами данных (документы, подготовленные с помощью текстовых редакторов, сканированные образы документов и другие изображения, электронные таблицы, аудио- и видеоданные и т.д.).
- Надежная система передачи информации (интеграция с корпоративной электронной почтой, пересылка документов между сотрудниками предприятия, связь с внешними почтовыми системами, возможность интеграции с учетными системами, используемыми на предприятии).
- Возможность использования средств календарного планирования, которые незаменимы при организации деятельности рабочих групп, подготовке совместных мероприятий, встреч.
- Автоматизация процессов делопроизводства (различные сценарии создания документа, настраиваемые формы регистрации, средства генерации форм оперативной и статистической отчетности).
- Возможность управления движением документов в системе (маршрутизация документов, гарантированная доставка документов, механизм оповещений пользователей, отслеживание и фиксация статуса и этапов жизненного цикла документов, формирование "хронологии" процессов создания и обработки документов).
- Предоставление развитых средств контроля (контроль выполнения работ и исполнения поручений, средства визуального контроля и прогнозирования результатов работ, мониторинг исполнительской дисциплины).
Идеальна для организаций с развитой организационно-штатной структурой, значительным количеством удаленных подразделений.
Основные цели внедрения системы:
- Унификация процедур документирования, внедрение современных методов работы с документами, хранимыми в электронном архиве.
- Создание единой автоматизированной среды управления делопроизводством, включающим единые процедуры регистрации документов, движения документов по исполнителям, контроль исполнения документов и поручений.
- Создание корпоративного архива электронных документов.
- Разработка процедур учета основных типов управленческих документов.
- Организация электронных архивов уровня предприятия и уровня структурного подразделения.
- Обеспечение защиты целостности документа и установление факта его подписания (с использованием технологии электронной цифровой подписи).
- Внедрение процедур электронного копирования бумажных документов и работы с их электронными изображениями.
- Обеспечение возможности доступа к данным и функциям системы через сеть Internet.
Основные преимущества - совмещение электронного и бумажного документооборота, автоматизированное выполнение рутинных процедур, применение Internet/Intranet-технологий для работы с удаленными пользователями, низкая общая стоимость владения.
|
Системы документационного обеспечения управления
Новости
